Covid 19 dossier, ConXioN Omloop van Vlaanderen

Het jaar 2020 diende zich voor de ConXioN Omloop van Vlaanderen aan als een jaar vol uitdagingen. De belangrijkste uitdagingen die we ons bij het aanvang het jaar oplegden waren:

Europese uitstraling uitbouwen
Een eerste stap werd hiervoor in 2019 gezet toen er een meerjarige overeenkomst werd aangegaan met de promotoren van de Tour European Rally. In 2020 werden reeds heel wat inspanningen geleverd om deze groep van Europese deelnemers uit te breiden. Op vandaag kunnen we zeker zeggen dat deze uitdaging is geslaagd met een zeer uitgebreid internationaal deelnemersveld. Deze Europese uitstraling komt de volledige regio waar de rally doorgaat ten goede, die op verschillende manieren mee profiteert hiervan. Het economisch profijt in deze tijden met een sterke bezetting in de Horeca, het publicitair en toeristisch profijt door de vele ruime reportages over onze wedstrijd die wereldwijd worden uitgezonden op televisie en zo de regio promoot. Eveneens zijn we bijzonder trots te melden dat onze ecologische wedstrijd E Rally meetelt voor de Tour European rally. Hierdoor krijgt deze een Europese uitstraling.

Roeselaarse verankering
Omdat we het als Roeselaarse vereniging belangrijk vinden om een duurzame lokale verankering te hebben investeerden we vanuit de Koninklijke Automobiel Club Midden-Vlaanderen (KAMV) in de aankoop van een bedrijfsunit gelegen in de Herderstraat te Roeselare.
Naast deze twee grote uitdagingen en de jaarlijkse uitdaging om een perfecte rally technische wedstrijd te organiseren en het daarbij horende logistieke werk werd de uitdaging in 2020  veel groter door de Covid-19 pandemie. Tot op vandaag werken we dagelijks gemotiveerd verder met het geloof dat het mogelijk is om een veilige wedstrijd te organiseren binnen de opgelegde maatregelen. Onze organisatie heeft een sterke traditie en reputatie in het organiseren van een veilige autosport wedstrijd, waarbij de zeer goede samenwerking met de verschillende overheidsdiensten primair zijn. Vanuit deze sterke samenwerking zijn we dan ook overtuigd dat we allen samen onze wedstrijd Covid proof kunnen organiseren!

In het kader van een organiseren van een veilige wedstrijd willen we volgende maatregelen nemen:

ONS ENGAGEMENT:

• Deelnemers aan de wedstrijd: Op elf augustus wordt er door de promotor en de Federale autosportfederatie een vergadering belegd over de te nemen maatregelen binnen de autosport voor de resterende wedstrijden binnen het kampioenschap. Onze organisatie pleit voor volgende maatregelen: Iedere deelnemende team zal bestaan uit een bubbel van maximum 5 personen, hetzij piloot, copiloot en drie mecaniciens. De organisatie bezit de gegevens van minimaal telkens één persoon van een deelnemend team zodat contact tracing ten allen tijde gegarandeerd blijft. Piloot en copiloot worden verplicht een mondmasker te dragen indien men zich niet in de racewagen bevindt en de anderhalve meter afstand niet kan gegarandeerd worden. Het mondmasker wordt verplicht bij het geven van een interview, bij een hergroepeer zone, binnen het servicepark. Alle gebruikte documenten worden maximaal gedigitaliseerd om overdracht van het virus via papier uit te sluiten. Daar waar dit niet mogelijk is voorziet de organisatie handgels.

• Technische controle / afhalen documenten: Het aanmelden op deze plaatsen zal enkel mogelijk zijn door het minimum aan mensen. Eén persoon per team voor de afhaling van de documenten en twee personen per team voor de technische controle. Ten allen tijde dient iedere betrokkene van het team, organisatie of federatie mondmaskers te dragen, handgels worden voorzien, looplijnen worden uitgetekend aan de hand van onder vermelde stickers, het afstand bewaren wordt aangegeven via vloermarkering. Iedere deelnemend team bekomt een digitaal en gedrukt pamflet van de genomen Covid maatregelen door de organisatie. Op ons centraal dispatching nummer zal een deelnemend team ten allen tijde terecht kunnen voor vragen hieromtrent.

• Service zone: Er zal geen publiek toegelaten worden in de service zone. Het servicepark wordt volledig afgesloten ter hoogte van de inkom posten voor het publiek en onbevoegden. Iedere persoon in de bubbel binnen een deelnemend team zal een herkenbaar bandje dienen te dragen die identificeerbaar is als team. De organisatie houdt toezicht dat enkel de mensen met een correct bandje toegang bekomt tot het servicepark. Voorts worden de gebruikelijke maatregelen genomen voor de herkenbaarheid van bewoners en medewerkers binnen de bedrijven. Hier worden geen bandjes uitgedeeld om illegale verspreiding ervan tegen te gaan.

• Medewerkers: Onze medewerkers krijgen elk een speciaal polsbandje waardoor ze zich kunnen identificeren als medewerker. Van iedere medewerker heeft de organisatie gegevens zodat contact tracing ten allen tijde gegarandeerd is. Iedere medewerker krijgt een pamflet met de genomen Covid maatregelen en een mondmasker. Iedere medewerker wordt gebriefd hoe hij zijn taak Covid proof kan uitvoeren.

• Baanposten, Stewards, entreeposten: Iedere baanpost, Steward en entreepost dient een kazuifel te dragen van de organisatie en is op deze manier herkenbaar. Ook hier beschikt de organisatie over persoonsgegevens zodat contact tracing mogelijk is. Iedereen krijgt een pamflet met de genomen Covid maatregelen en een mondmasker. Iedereen wordt gebriefd hoe hij zijn taak Covid proof kan uitvoeren.

• Gelimiteerd publiek per klassementsproef:  Bij elke klassementsproef zal onze organisatie zorgen voor een unieke bubbel van het maximum aantal toegelaten toeschouwers dewelke zich niet mogen vermengen. Elke toeschouwer krijgt toegang tot slechts 1 klassementsproef en hiervoor zal gewerkt worden met afzonderlijke toegangsbandjes.
  Bijvoorbeeld, een toeschouwer voor KP Zilverberg heeft een blauw toegangsbandje en een toeschouwer voor KP Rumbeke heeft een geel toegangsbandje. Enkel de toeschouwers met een correct toegangsbandje zal toegang krijgen tot de desbetreffende klassementsproef. Deze controle zal gebeuren door toegangsposten en/of baanposten. In totaal zullen er 9 verschillende kleurencodes voorzien worden.

• Verkoop en traceerbaarheid tickets: De organisatie zal samenwerken met een ervaren bedrijf in online ticketverkoop. Dit bedrijf zal alle gegevens van de toeschouwer bijhouden volgens de GDPR wetgeving en ter beschikking moeten stellen bij een vraag tot contact tracing. Ten allen tijde kan zowel de organisatie, of andere diensten na aanvraag via de organisatie, het aantal verkochte tickets controleren. De verkoop van tickets wordt zolang mogelijk uitgesteld , naar alle waarschijnlijkheid begin van de rally week, om een zo correct mogelijk aantal tickets vrij te geven volgens de geldende regels op dat moment. Dit zal altijd in samenspraak gebeuren met de bestuurlijke overheden. De organisatie zal voordien intern de kleur van tickets per klassementsproef kenbaar maken aan de overheden zodat een controle het weekend zelf ter plaatse  vergemakkelijkt. Naar buiten toe worden de kleuren niet bekend gemaakt tot afhaling om fraude te vermijden.

• Afhaling tickets: Het afhalen van tickets zal eveneens afzonderlijk gebeuren per klassementsproef op verschillende locaties. Een ticket kan pas bekomen worden via een unieke code die aangeleverd wordt door het extern bedrijf die onze ticketverkoop organiseert zoals hierboven vermeld. Fraude hierop is uitgesloten. Per afhaalpost voorzien we voldoende parkeermogelijkheden, worden looplijnen en afstand gehandhaafd, mondmaskers verplicht… Iedere persoon die tickets afhaalt krijgt een pamflet met de genomen Covid maatregelen door de organisatie. Deze praktische uitwerking of toekenning van locatie zal nog verder gebeuren. Er worden geen mondmaskers aangeboden door de organisatie bij de ticketverkoop. In deze tijden zijn we overtuigd dat iedere burger er reeds in zijn bezit heeft. Via sociale media, website etc zal hierop gewezen worden en zal er ook gewezen worden op het plicht van een mondmasker te dragen ten allen tijde met zich op de wedstrijd bevindt.

• Toegang tot een klassementsproef: De organisatie voorziet per klassementsproef een aantal publiekspunten waar alle Covid maatregelen van kracht zijn. De organisatie zal 1000 stickers aankopen met rode en groene pijlen die de looplijnen bepalen voor de aanwezige toeschouwers. Deze stickers worden oftewel duidelijk aangebracht op de grond of worden opgehangen aan een wit bord. Toegangsposten houden controle dat enkel mensen met het correcte bandje toegang krijgen tot de publiekszone en controleren het dragen van een masker. Binnen de publiekszone worden er eveneens looplijnen uitgetekend. Deze zullen kenbaar gemaakt worden door ze op te hangen aan een wit bord vastgemaakt aan een betonijzer. Extra lint komt ter duiding van de looprichting en ter afscheiding van onze publiekszone. Door de uitgestrektheid van een klassementsproef zijn we overtuigd dat het afstand houden geen probleem kan en zal vormen.

• Mondmaskers: Voor elke medewerker zal een mondmasker voorzien worden. Hiervoor zullen in totaal 1000 mondmaskers aangekocht worden.

• Handgel: Op verschillende plaatsen (afhaal documenten, ticketverkoop, technische controle zullen er handgels voorzien worden)

• Sensibiliseren: Voor het gebruik van mondmaskers en handgels zal gesensibiliseerd op plaatsen als ticketverkoop, technische controle, afhalen documenten … Dit door middel van pictogrammen, flyers, website en social media.